Ledenadministratie

Beheer je leden eenvoudig en efficiënt met de kern van eClub.

Efficiënt en overzichtelijk ledenbeheer

Met de ledenadministratiemodule van eClub beheer je eenvoudig al je ledengegevens op één centrale plek. Voeg nieuwe leden snel en gemakkelijk toe met onze geleide invoer, en beheer meerdere profielen tegelijk dankzij de ondersteuning van profieldashboards. Binnen een profieldashboard vind je alle gegevens van een lid, zoals abonnementen, facturen, betalingen, borg, krediet, berichten, notities en contracten. Op het dashboard is de status van een lid duidelijk zichtbaar, inclusief verschillende saldi en openstaande bedragen. Hierdoor kun je efficiënt de benodigde gegevens van een lid terugvinden en beheren.

Overzicht en controle over financiën

Met eClub wordt financieel beheer zowel eenvoudig als grondig. Facturen voor abonnementen worden automatisch gegenereerd, maar je kunt ook handmatig facturen en creditnota’s opstellen en aanpassen. Betalingen worden moeiteloos geregistreerd, waardoor je altijd een helder overzicht hebt van de betaalstatus van je leden. Daarnaast kun je borg en krediet efficiënt beheren. eClub biedt uitgebreide rapporten, waaronder btw-overzichten en gedetailleerde geldstroomanalyses, zodat je altijd een compleet financieel overzicht hebt.

Creëer flexibele en op maat gemaakte abonnementen

Met eClub kun je uitgebreide abonnementsvormen definiëren met gedetailleerde voorwaarden, prijzen, looptijden, opzegtermijnen, leeftijdsrestricties en verschillende betalingsmogelijkheden. Dankzij deze flexibiliteit kun je eenvoudig verschillende soorten abonnementen aanbieden, zoals dagkaarten, rittenkaarten, periodieke tegoeden en onbeperkt gebruik, die naadloos aansluiten op de wensen van jouw organisatie. Voor lopende abonnementen kun je eenvoudig pauzes toevoegen en de bedragen of percentages van de betalingstermijnen aanpassen, waardoor je altijd volledige controle hebt en efficiënt kunt inspelen op de behoeften van je leden.

  • Ledenbeheer
    • Open meerdere ledenprofielen tegelijk, voor soepel en tijdbesparend werken
    • Adres automatisch invullen via postcode en huisnummer
    • Direct een pasfoto van een lid maken via webcam voor het ledenprofiel
    • Verstuur berichten direct naar leden via e-mail, het ledenportaal, Entrance of het registratiescherm
    • Interne notities bijhouden per lid
    • Sjabloon-gebaseerde mailmerge: snel e-mails versturen die automatisch zijn ingevuld met ledeninformatie
    • Categoriebeheer: maak en beheer categorieën voor facturen, notities, berichten en andere onderdelen
    • Overzichten van leden verloop, opzeggingen, bezoeken, verjaardagen, etc.
    • Automatische opslag van documenten in de cloud.
  • Extra velden
    • Zelf extra velden aanmaken bovenop de standaard lidgegevens
    • Extra velden kunnen verplicht worden gesteld bij inschrijving van een lid
    • Kenmerk – flexibel label dat je aan een lid kunt toekennen (bijv. VIP, Parkeren)
    • Tekst – vrije invoer door medewerker
    • Enkele keuze – selecteer één optie uit een zelf samengestelde lijst
    • Meerkeuze – selecteer meerdere opties uit een zelf samengestelde lijst
    • Gebruik extra velden in zoeken, groeperen en toegangscontrole.
  • Financieel
    • Werken met grootboekrekeningen
    • Ondersteuning van verschillende betaalwijze
    • Automatisch facturatie van abonnementen, borg en klantkrediet.
    • Handmatig facturen aanmaken, met mogelijkheid tot koppeling aan abonnementen en producten.
    • Eigen sjablonen voor facturen, SEPA-machtigingen, kassabonnen en rapporten
    • Betalingen via klantkrediet.
    • Het storten en uitkeren van borg.
    • Productbeheer voor horeca en andere artikelen.
    • Overzichten van omzet, geldstroom, BTW, prognose's, etc.
  • Abonnementen
    • Ondersteuning voor strippenkaarten, periodieke tegoeden en onbeperkte abonnementen
    • Automatisch overdraagbare tegoeden (periodiek en/of abonnement)
    • Vaste looptijd, stilzwijgende verlenging en opvolg-/vervolgabonnementen
    • Instellen van minimale en/of maximale leeftijd per abonnement
    • Flexibele opzegtermijnen: bij ingang, gedurende looptijd of aan einde abonnement
    • Betaalopties: per 1e van de maand, in termijnen, gespreid of in één keer
    • Tijdelijke persoonlijke prijsaanpassingen voor een opgegeven periode
    • Abonnement pauzeren met optie tot uitgestelde facturatie en/of prijsaanpassing
    • Inplannen van prijswijzigingen op datum of bij verlenging
    • Abonnementsgebonden activiteiten met max. deelnemers en openingstijden
    • Sjabloon-gebaseerde abonnementscontracten en voorwaarden