Wachtlijsten
Wat is een wachtlijst?
Een wachtlijst binnen de Online Reserveren-module maakt het mogelijk om personen automatisch op te vangen wanneer een tijdslot vol is. Personen die zich aanmelden, krijgen hierbij een wachtlijstinschrijving. Zodra er een plek vrijkomt door een annulering of het verwijderen van een reservering, wordt de eerstvolgende persoon op de wachtlijst doorgeschoven.
Een persoon met een wachtlijstinschrijving heeft nog geen actieve reservering en neemt dus nog niet deel aan de activiteit.
Pas wanneer de persoon wordt doorgeschoven vanaf de wachtlijst, wordt er een reservering aangemaakt en wordt de persoon een deelnemer.
Binnen één reservering kunnen meerdere personen vallen. Dit aantal noemen we de groepsgrootte. Voor wachtlijstinschrijvingen geldt dat deze altijd individueel zijn, met een groepsgrootte van maximaal één persoon.
Wanneer gebruik je een wachtlijst?
De wachtlijst is met name geschikt in situaties waarin de beschikbare capaciteit beperkt is en optimaal benut moet worden, bijvoorbeeld bij:
- activiteiten met een vast maximumaantal deelnemers of reserveringen;
- populaire groepslessen of andere drukbezochte activiteiten;
- activiteiten waarbij regelmatig annuleringen voorkomen;
- aanmeldingen met een groepsgrootte van één persoon, aangezien wachtlijstinschrijvingen altijd individueel zijn.
Door gebruik te maken van de wachtlijst wordt de beschikbare capaciteit beter benut en blijven activiteiten zo vol mogelijk.
Hoe werkt de wachtlijst?
De werking van de wachtlijst verloopt volledig automatisch en volgt in hoofdlijnen het onderstaande proces:
- Een tijdslot bereikt het ingestelde maximumaantal deelnemers of reserveringen.
- Wanneer de wachtlijst voor dit tijdslot is ingeschakeld, worden nieuwe aanmeldingen (met een groepsgrootte van maximaal één persoon) vastgelegd als wachtlijstinschrijving.
- Wanneer er plaatsen vrijkomen binnen een tijdslot, worden personen met een wachtlijstinschrijving automatisch doorgeschoven en ontvangen zij een bevestigingsmail.
Plaatsen kunnen vrijkomen door:
- annulering van een reservering;
- het verwijderen van een reservering;
- het verplaatsen van een reservering naar een ander tijdslot;
- het verhogen van het maximumaantal deelnemers of reserveringen voor een tijdslot.
Aantal vrijgekomen plaatsen:
- bij annuleren, verwijderen of verplaatsen van een reservering is dit afhankelijk van de groepsgrootte;
- bij het verhogen van het maximumaantal deelnemers of reserveringen van een tijdslot is het aantal extra plaatsen één-op-één gelijk aan de verhoging (nieuw maximum minus oud maximum).
Wat gebeurt er in specifieke situaties?
In deze sectie lees je wat er automatisch gebeurt binnen Online Reserveren bij acties en wijzigingen rondom de wachtlijst.
In- en uitschakelen van de wachtlijst
- Als de wachtlijst voor een tijdslot wordt uitgeschakeld terwijl er nog personen met een wachtlijstinschrijving staan, worden er bij een annulering of het verwijderen van een reservering geen personen doorgeschoven.
- Als de wachtlijst voor een tijdslot wordt ingeschakeld terwijl er personen op de wachtlijst staan, worden deze personen — indien er nog beschikbare plaatsen zijn — automatisch doorgeschoven.
Verplaatsen van reserveringen en wachtlijstinschrijvingen
- Bij het verplaatsen van een wachtlijstinschrijving naar een tijdslot waar nog voldoende plaatsen beschikbaar zijn, wordt de persoon direct geplaatst en wordt deze persoon deelnemer.
- Bij het verplaatsen van een reservering of wachtlijstinschrijving naar een tijdslot dat vol is en waarvoor een wachtlijst actief is, wordt de reservering of wachtlijstinschrijving onderaan de wachtlijst van het betreffende tijdslot geplaatst.
Annuleren van een wachtlijstinschrijving
- Na het annuleren van een wachtlijstinschrijving schuiven alle wachtlijstinschrijvingen die na deze inschrijving stonden binnen dat tijdslot één positie op in de wachtlijst.
Verhogen van het maximumaantal deelnemers of reserveringen
- Als het maximumaantal deelnemers of reserveringen voor een tijdslot wordt verhoogd terwijl er een wachtlijst actief is, komen er direct extra plaatsen beschikbaar.
- Voor elke extra beschikbare plaats wordt de eerstvolgende wachtlijstinschrijving automatisch doorgeschoven.
- Voor deze persoon wordt een reservering aangemaakt, wordt de persoon deelnemer en ontvangt deze een bevestigingsmail.
- Het aantal personen dat wordt doorgeschoven is gelijk aan het verschil tussen het nieuwe en het oude maximum.
Wachtlijst instellen
Een wachtlijst kan worden ingesteld bij de openingstijden van een activiteit of bij een tijdslot. Hierbij is één instelling beschikbaar: het in- of uitschakelen van de wachtlijst.
Wanneer de wachtlijst wordt ingesteld bij de openingstijden van een activiteit, fungeert dit als basisinstelling voor tijdsloten die nog worden aangemaakt of waarvoor nog niet is gereserveerd. Tijdsloten waarop al reserveringen zijn geplaatst of die al hebben plaatsgevonden, behouden hun bestaande instellingen.
Voor tijdsloten kan de wachtlijst altijd afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld.
De wachtlijst is alleen actief wanneer het maximumaantal deelnemers of reserveringen voor het tijdslot is bereikt.
Automatische communicatie
Bij gebruik van de wachtlijst worden automatisch e-mails verstuurd bij:
- het aanmaken van een wachtlijstinschrijving;
- het doorschuiven van een wachtlijstinschrijving.
Deze bevestigingsmails zijn volledig te personaliseren via de e-mailsjablonen binnen de Ledenadministratie.
Voordelen van de wachtlijst
- Betere benutting van beschikbare plaatsen door automatisch doorschuiven.
- Minder handmatige handelingen bij annuleringen en wijzigingen.
- Automatische en consistente communicatie richting leden.
- Meer voorspelbaarheid en transparantie voor leden bij volle tijdsloten.
De wachtlijstfunctionaliteit ondersteunt een efficiënte planning en draagt bij aan een optimale bezetting van activiteiten.